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《中国科学报》头版报道喀斯玛商城创新故事2018-03-30

 

喀斯玛商城创新故事(上)

 

本报记者 甘晓 实习生 解旖媛

 

长期以来,科研单位的科研材料采购存在“三难”,即采购难、监管难、核算难。为解决“三难”问题,2013年初,隶属于北京中科资源有限公司的喀斯玛商城(以下简称“商城”)应运而生,运营至今已整整5年了。

5年来,商城依靠互联网技术,将购买科研耗材的流程从线下搬到了线上。他们以争做服务科技创新的“三好生(体验好、服务好、信誉好)”为着力点,经过不断摸索,打造出一套较为完整规范的流程,正在被更多的科研人员接受与应用。

体验好:破解“三难”赢信赖

在一家研究所,《中国科学报》记者体验了商城购物的全过程。该所资产管理处工作人员刘老师介绍,首先,研究所资产管理部门在商城网站申请一个主账号,再将主账号分配给各课题组。主账号下设若干子账号分配给课题组成员并加以授权,这些授权账号都可购买材料。“课题组成员持有授权子账号登录商城网站,经过货比多家后即可下单。”刘老师说。

下单后,订单被提交给研究所相关负责人审批,审批通过,订购即成功。随后,商家将对订购货物进行配送,经研究所物流窗口验货后送到各实验室。验货完成后,这一订单即进入结算流程。

“以前在线下买东西,课题组要自己打电话订货,商家把每单货品的发票给课题组,课题组再到财务报账。”刘老师介绍,“不仅科研人员感觉非常繁琐,我们管理起来也有难度。”

借助该商城,“贴发票”报账这一繁琐的工作不再成为科研人员的烦恼。如今,课题组采购报账直接由资产管理处与财务处对接。“例如,我所的50个课题组都在A公司采购了耗材,以前A公司要开50张发票给各课题组,再由各课题组分别报账。而现在通过商城采购,A公司只需给我们开一张发票,我发给每个课题组核对无误后提交财务处,财务处便一次性将这50笔钱汇给A公司。”

同时,商城销售的货品价格竞争明晰。“例如,在商城搜乙醇,根据需要的规格、要求会出现所有的搜索结果,产品特点一目了然。在网上进行比对肯定比之前打电话跟每个商家咨询要省时省力。”刘老师介绍,“这些信誉商家的入驻让科研人员有了选择的空间,耗材的特点也能一目了然,买到的材料物美价廉。”

服务好:紧绕需求获赞赏

商城自成立以来一直致力于从点滴间发现并围绕客户需求开展业务。

在主营业务方面,采购单位只需与商城签订好协议,获得入网账号,便能通过商城网站下单获得商品送货上门的服务。

“商城会根据用户的反馈创新服务项目。”商城一名产品经理表示。例如,用户如有要求,可获得由商城提供的财务代结算业务。同时,如需将本单位自有系统与商城进行对接,商城也可免费提供相关服务。

2016年7月,应科研单位的采购及管理要求,商城上线“小仪器网上招标系统”。在这一系统的支持下,采购者在商城发布标书后,供应商通过商城进行线上投标,最终采购者确定标书和供应商并完成交易。

据介绍,该系统主要面向“公开询价采购”“非标品定制采购”及“批量采购”等采购者的需求。经过一系列优化,目前,30多个科研单位正在使用这一系统。2017年共发布1000多单。

信誉好:严控质量得认可

目前,入驻商城的各类供应商已经超过12000家,在线商品数量多达6000余万种(条),其中不乏Sigma、ThermoFisher、Qiagen等国际龙头生产商。

多年来,商城多管齐下,通过多种方式严控产品质量和价格,让用户体会到,在商城购买商品信誉好、有保障。

为让价格更加实惠,商城规定,入驻供应商每个月可以调整一次商品价格,保持其竞争优势。

在买卖双方间,商城以第三方的身份出现,对供货、采购双方实行全程监控,与入网供应商“约法三章”。“不卖假货、不开假票、线上价格不得高于线下,我们根据这‘三章’对供应商进行管理,对违规供应商进行全网通报并责令退出商城。”商城工作人员告诉记者,“一旦出现线上价格高于线下价格者,按差价双倍返还采购者。”

售后保障也是在商城购买材料得到的服务之一。对于所购商品可能出现的质量纠纷,商城推出了“快速赔付”原则,也就是当客户在采购过程中与供应商发生纠纷时,由商城先行赔付,再去追责,该是谁的责任由谁来承担,如果出现责任不清的,由商城承担责任。

如今,商城多项管控措施收到良好效果。截至2017年底,上千家科研机构、高校及相关产业机构登录商城购买材料,其中包括中国科学院下属95家研究单位。

“对所有客户,我们始终践行着‘只帮忙,不添乱’的承诺。”商城总经理李红林表示。

 

      《中国科学报》 (2018-03-27 第1版 要闻) 

 

 

 

 喀斯玛商城创新故事(中)

 

      本报记者 甘晓 实习生 解旖媛

      采购前后填写各类表格、编写合同、挑选材料、财务报销……科研耗材管理工作占用大量科研时间,一直是让科研人员头疼的工作。

      喀斯玛商城总经理李红林表示:“‘术业有专攻’,喀斯玛建立的初心,便是计划通过整合各方资源,优化再造科研供应链流程,规范科研物资采购和管理,真正将科研人员从诸多繁杂的事务性工作中解放出来。”

     整合资源 实现专业流程管理

     “我们是纯第三方平台,是连接供应商和采购方的角色,代表采购方对供应商实现监管和服务。”李红林说。

      商城融交易、管理及咨询功能为一体。在入网管理上,严格审查供应方资质,具有合法资质、没有违规经营、经采购单位推荐的供应商方可入网。“通过严格的入网管理,我们既有效避免了供应商入网过程中的人为干预,保证了竞争公平性,又代表采购单位对所有供应商资质信誉实现了统管。”相关工作人员介绍。商城还通过“实名评价”、在采购者中建立义务监督员组织等方式实现多方共同监管。

      针对较为特殊的领域,商城采用引入专业资源方式为科学家提供服务。针对电子元器件采购面临的问题,如专业度高、种类繁多、分类不标准、询价难、存在假货及旧货等,喀斯玛商城和中科院国科赛思联合组建了验证平台,进行产品装联、电磁兼容测试、环境模拟试验及可靠性研究,打破可靠性认证技术不对称壁垒。

      此外,商城还实现了资产和采购的信息化管理,即使不是通过商城采购的物资,也能显示在商城的统一管理系统中。某科研机构资产管理人员马老师表示:“有了喀斯玛的管理系统,我们就不用另外开发管理软件,给我们的工作带来了极大便捷。” 

      共建仓储 完成服务“最后100米”

      “以前,我们采购东西,配送人员只能送到验货窗口,科研人员往往要自行把材料搬到实验室,实验经常被中途打断。”一名科研人员告诉《中国科学报》记者。

      为提高送货效率,商城在部分用户集中区域自建了货物储备和配送团队,在下单两个小时内就能将货物送达。验货窗口验货之后,商城专业配送人员还负责配送进实验室,为科研人员提供了便利,广受客户欢迎。

      一些研究单位需要大量耗材,购买频率高,拥有自建仓库储存以应急。但由于管理成本高和管理专业性不够,仓库没有发挥最大作用。为此,商城采取与采购单位共建仓储的方式,将该区域的各零散仓储进行集中统一管理。

      商城派专人对共建仓库进行管理,筛选供应商保证材料的质量。据介绍,仓库储存的货物不仅提供给仓库所在单位,也可以提供给周边其他科研单位,降低了科研机构的管理成本。同时,这一举措也提高了仓库的利用率,将“期货”变为“现货”,缩短送货时间,降低了终端用户的仓储压力。

      延伸服务 实现危化品“零仓储·一条龙”

      由于危化品需要特殊仓储管理和专用车辆运输,很多高校和研究机构都没有符合规定的危化品仓库,只能将危化品存放在一般实验室中,存在极大风险。在上海,商城与专业危化品运送公司合作,开通了危化品“零仓储·一条龙”服务。

      “学校在使用之前从网站下单,我们在开课前10分钟将危化品送到课堂,下课之后再进行回收,废旧的试剂瓶和废液进行统一处理,不让一滴有害物质留在学校里。”文冬(上海)化工有限公司经理刘劲欣告诉《中国科学报》记者。

      通过危化品“零仓储·一条龙”全生命周期信息化管理,上海部分高校实现了危化品采购配额制和零储存,从而大大降低了风险。

      习近平总书记强调,要遵循知识分子工作特点和规律,让知识分子把更多精力集中于本职工作,把自己的才华和能量充分释放出来。喀斯玛商城重新构建科研材料供应链,帮助科研人员打理好杂事琐事,切实给科研活动松了绑,让科学家踏踏实实搞研究。

 

     《中国科学报》 (2018-03-29 第1版 要闻)

 

 喀斯玛商城创新故事(下)

      本报记者 甘晓 实习生 解旖媛

      随着科学研究不断发展,近年来涌现出诸如“技术服务外包”“自主招投标”等一系列新业务。如何制定有效、便捷的管理流程,从而更好地为科研保驾护航,成为科研单位面临的新课题。

      5年来,喀斯玛商城在做好基本业务的基础上,根据各科研单位的不同业务需求,定制灵活多样的信息化管理流程,为科研管理提供更贴心的服务。

     贴心第一招:用信息化规范管理

      在科学研究已经走进“大科学”的时代背景下,一项实验往往需要熟练的专业技术人员及昂贵的专业仪器,如高通量测序服务、病毒包装等。技术服务外包应运而生,研究人员将样本送到专业公司进行测序、包装,便以较低成本获得了宝贵的专业实验数据。

      不过,技术服务外包公司数量众多、专业水平参差不齐、价格不透明,这为科研单位的规范管理带来较大挑战。目前,多数科研单位尚未建立积极有效的管控措施。“技术服务到底该怎么管?如何找到更专业的公司?如何获得物美价廉的服务?”某研究所科技发展处工作人员表示,“这正是我们发愁的几个问题。”

      围绕这一需求,商城积极与各单位研究探讨服务类商家管理新模式,率先开发了技术服务采购信息化管理工具。

      简单地说,商城先协助梳理科研单位的技术服务需求,再组织有资质、口碑好的商家召开评审会议,邀请业内专家对其服务能力、专业程度、价格范围等方面进行综合评判,符合要求的商家入围,商城会将其服务项目和价格录入系统进行线上展示。科研人员如有需求,可登录系统自行采购。同时,当商家擅自提价,系统会在用户下单时自动报警。当然,所有的合同会以电子版形式存储在系统中,管理人员可随时调用查看。

      在科技工作管理者看来,这种方式可最大程度确保供应商专业度达标,并实现其入围履约管理。据悉,这套系统已全面通过中科院遗传发育所高通量测序技术服务实践,获得研究人员的认可。

      贴心第二招:采购监管公开透明

      去年7月,两办在《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的有关意见》中指出,“中央高校、科研院所可自行采购科研仪器设备,自行选择科研仪器设备评审专家。财政部要简化政府采购项目预算调剂和变更政府采购方式审批流程。要切实做好设备采购的监督管理,做到全程公开、透明、可追溯。”

       商城紧跟国家政策,从解决实际问题角度出发,推出了“招投标式采购”功能。“这是为解决公开询价采购、非标品定制采购及批量采购等需求而量身定制的特色服务。”商城负责人李红林解释,“既满足国家政采‘询价’的需求,又保证需求征集及商品取得过程的合法性要求和依据。”

      科研单位有招标需求时,可在商城特定模块上发布采购计划(标书),供应商可在线查看并完成投标过程,采购者可查看各家报价,充分对比后确定供应商完成交易。整个过程在线完成,竞价、比价环节公开透明,所有交易记录及文档均在系统中永久保存。

      为满足采购单位的多样化需求,该系统的每项环节都可以单独设置。“既可选择沿用传统的招投标流程,也可进行相应调整,设置新的招投标流程,具备普适性。”商城相关工作人员说。

      贴心第三招:新服务对接新需求

      商城围绕科研单位的新需求不断拓展新服务模式,与时俱进,砥砺向前。

      一些专业实验仪器经常会出现维修困难的问题。

      “厂家销售人员变更、产品升级以及国外厂家联系不方便等,困扰着科研人员。”商城相关工作人员介绍。

      为此,商城集结了国际国内专业科研仪器供应商、工程师及维修服务商,为采购单位提供交易、安装调试、培训及维修服务,仪器维修困难的问题得以解决。

      而针对科研单位试剂和生物材料出入境难、使用监管难的问题,商城与北京市出入境检验检疫局共同建立起“一站式”服务平台。

      作为国检通关检疫创新政策的先行先试载体,这一平台整合行业服务供应商或机构优势资源,服务内容包括外贸代理推广、入境审批、国际物流追踪、清报关服务、科研使用追踪等,覆盖了试剂材料入境全流程。

      总之,随着科研单位需求的日趋多样化和个性化,商城通过建立在统一平台下的科研组织和管理,面向科学前沿、行业顶端,不断探索科研采购及管理新模式,营造良好的学术生态,为高水平、多元化科研团队提供更为广泛的“阳光采购,规范管理”保障。

     《中国科学报》 (2018-04-02 第1版 要闻)

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